| |

Van OneDrive/Google Drive naar Nextcloud – Eigen Cloud voor MKB

DoorGimle

Of je nu OneDrive, Google Drive of een andere cloudoplossing gebruikt – als MKB-ondernemer betaal je maandelijks voor opslag waar je weinig controle over hebt. En met een groeiend team stapelen die kosten snel op.

Maar er is een belangrijker vraag: waar staat jouw bedrijfsdata eigenlijk? En wie heeft er toegang tot?

De afgelopen maanden hebben we voor DSCloud9 de overstap gemaakt van OneDrive naar Nextcloud. Niet alleen vanwege de kosten, maar vooral vanwege privacy en controle. En eerlijk? Het was makkelijker dan verwacht.

Waarom we de switch maakten

Privacy: Ook EU-servers lossen het niet op

“Maar mijn OneDrive data staat toch in een Europees datacenter?” hoor ik vaak. Dat klopt, maar het probleem zit dieper.

Microsoft en Google zijn Amerikaanse bedrijven en vallen onder Amerikaanse wetgeving. Door de Cloud Act kunnen Amerikaanse autoriteiten toegang eisen tot data – ook als die data fysiek in Europa staat. Voor veel MKB-ondernemers voelt dat niet meer comfortabel, zeker niet met gevoelige klantgegevens, contracten of productinformatie.

Met Nextcloud op Europese servers (in ons geval Hetzner in Duitsland) heb je die onzekerheid niet. De data staat onder Europese jurisdictie, punt.

Kosten: Het omslagpunt ligt bij 3 gebruikers

Laat ik eerlijk zijn: voor 1 of 2 gebruikers is OneDrive of Google Drive waarschijnlijk voordeliger. Maar vanaf 3 gebruikers wordt het interessant.

Bij OneDrive of Google Workspace betaal je per gebruiker, per maand. Dat stapelt snel op. Met een eigen Nextcloud server betaal je voor de server en opslag – ongeacht hoeveel gebruikers je hebt.

Voor DSCloud9 (3 gebruikers) betalen we nu minder dan €13 per maand voor 1TB opslag. Dat is voordeliger dan wat we bij Microsoft betaalden, en schaalbaarder.

AVG-compliance wordt simpeler

Als je klantgegevens verwerkt, moet je verantwoording afleggen over waar die data staat en wie er toegang toe heeft. Met Amerikaanse cloudproviders betekent dat vaak complexe data processing agreements en extra juridische hoepels.

Met een Nextcloud server in Duitsland is dat een stuk eenvoudiger. Europese servers, Europese wetgeving, klaar.

De praktijk: Onze ervaring met de migratie

Toen we besloten om over te stappen, had ik een beetje gedoe verwacht. Servers opzetten, configuraties, migratieperikelen – je kent het wel.

De realiteit: Het ging verrassend vlekkeloos.

We hebben een VPS bij Hetzner gehuurd (Duitsland), daarop Ubuntu geïnstalleerd met een LAMP stack (Linux, Apache, MariaDB, PHP), en vervolgens Nextcloud geïnstalleerd. De Storage Box van 1TB hebben we gekoppeld als externe opslag.

Wat kostte het echt aan tijd?

  • Planning en serverbestelling: 30 minuten
  • Server setup en Nextcloud installatie: 2-3 uur
  • Data migratie vanuit OneDrive: 2 uur
  • Desktop/mobiel apps configureren: 30 minuten per gebruiker
  • Testen en fine-tuning: 1 uur

Totaal ongeveer een werkdag. En dat was inclusief documenteren en leren – de volgende keer gaat het sneller.

Synchronisatie werkt even soepel

Eén van mijn grootste zorgen was of de synchronisatie net zo goed zou werken als bij OneDrive. Ik was gewend aan files die automatisch syncen tussen mijn laptop, desktop en mobiel.

Goed nieuws: Nextcloud synchronisatie werkt identiek. Je installeert de desktop client, kiest welke mappen je wilt syncen, en het werkt gewoon. Mobiel ook – de iOS en Android apps zijn prima.

Geen verschil in gebruikerservaring, wel veel meer controle over waar je data staat.

Wat we (niet) missen van OneDrive

Na een paar maanden gebruik moet ik eerlijk zijn: ik mis weinig.

Nextcloud heeft zelfs meer functionaliteit dan OneDrive:

  • Ingebouwde kalender (geen aparte Outlook nodig)
  • Contactenbeheer
  • Notes en Todo’s
  • Nextcloud Office (documenten bewerken in de browser)
  • Talk (chat/videocalls)

Het enige wat ik kan bedenken? OneDrive maakte automatisch leuke foto slideshows van foto’s uit voorgaande jaren. Nextcloud doet dat niet standaard. Maar voor zakelijk gebruik is dat geen issue.

Voor ecommerce bedrijven specifiek

Als je een webshop runt met 5-10 medewerkers, wordt cloudopslag al snel een kostenpost. En dan heb ik het niet alleen over maandelijkse abonnementen.

Denk eens na over wat er in jullie cloud staat:

  • Productfoto’s en video’s (vaak GB’s aan materiaal)
  • Facturen en contracten (gevoelige bedrijfsinformatie)
  • Leveranciersgegevens en inkooporders
  • Klantenlijsten en marketing materiaal

Wil je dat allemaal bij Microsoft of Google hebben staan, waar je geen controle hebt over wie er toegang toe kan krijgen?

Met je eigen Nextcloud server:

  • Weet je precies waar je data staat
  • Bepaal je zelf wie toegang heeft
  • Schaal je zonder extra kosten per gebruiker
  • Heb je geen zorgen over plotselinge prijsverhogingen

Het kostenplaatje

Ik ga geen exacte prijzen noemen – die veranderen en dat maakt deze blog over een jaar verouderd. Maar globaal:

  • Bij 3-4 gebruikers begint Nextcloud interessant te worden
  • Bij 5+ gebruikers wordt het voordeel duidelijker
  • De initiële setup kost een investering, maar die verdien je terug

Voor ons is het break-even punt na ongeveer een jaar. Daarna bespaart het ons geld, én hebben we volledige controle.

Hoef je dit zelf te doen? Nee.

Ik schrijf dit vanuit mijn eigen ervaring omdat ik wil laten zien dat het mogelijk is. Maar je hoeft dit niet zelf te doen.

Server opzetten, beveiligen, Nextcloud configureren, data migreren, gebruikers inrichten – dat kost tijd en technische kennis. Als ondernemer kun je die tijd beter in je bedrijf steken.

Bij DSCloud9 kunnen we de volledige migratie voor je regelen:

  • Server setup bij Hetzner (of een andere hosting provider)
  • Nextcloud installatie en configuratie
  • Data migratie vanuit OneDrive of Google Drive
  • Desktop en mobiele apps opzetten voor je team
  • Uitgebreide testen zodat alles werkt
  • Documentatie en gebruikersinstructies

Jij logt in, je team kan aan de slag, en je data staat waar jij dat wilt.

De switch is minder eng dan je denkt

Het overstappen naar Nextcloud is niet ingewikkelder dan bij OneDrive of Google Drive blijven. Het kost alleen wat tijd om in te richten.

Maar eenmaal gedaan, heb je:

  • Volledige controle over je bedrijfsdata
  • Privacy zonder Amerikaanse wetgeving boven je hoofd
  • AVG-compliance die makkelijker uit te leggen is
  • Kostenbesparing vanaf 3+ gebruikers
  • Schaalbaarheid zonder extra kosten per gebruiker

Voor DSCloud9 was het de juiste keuze. En voor veel MKB-bedrijven – zeker ecommerce met gevoelige klantdata – zou het dat ook moeten zijn.

Benieuwd of dit voor jouw bedrijf interessant is?

Elke situatie is anders. Misschien is Nextcloud voor jouw bedrijf de perfecte oplossing, misschien ook niet. Dat hangt af van je aantal gebruikers, je bestaande workflow en wat je belangrijk vindt.

Benieuwd wat een migratie voor jouw situatie betekent? Stuur me een email naar info@dscloud9.nl en ik denk met je mee over de beste aanpak.

DSCloud9 biedt zorgeloze WordPress hosting met focus op Europese privacy, AVG-compliance en persoonlijke support. Jouw platform in goede handen.

Vergelijkbare berichten