Van Excel-chaos naar georganiseerd met Dolibarr ERP
Drie Excel bestanden open. Klantgegevens in het ene bestand, offertes in het andere, facturatie in weer een ander. Versie-nummers achter de bestandsnaam omdat je niet meer weet welke de nieuwste is. En dan belt een klant met een vraag over een factuur van twee maanden geleden en je begint te zoeken.
Als je dit herkent, ben je niet de enige. En waarschijnlijk ben je ook niet de eerste die denkt: “Dit moet beter kunnen.”
Het kan inderdaad beter. De vraag is alleen: hoe?
Het Excel keerpunt
Voor veel MKB bedrijven begint het met een simpel Excel sheet. Een lijst met klanten. Een overzicht van offertes. Een factuur template.
En dat werkt prima… Totdat het niet meer werkt.
Meestal gebeurt dat rond de vijf tot tien medewerkers. Meerdere mensen moeten in dezelfde bestanden werken. Iemand overschrijft per ongeluk data. Versieconflicten worden dagelijkse kost. En elke maand is er wel een moment waarop je denkt: “Waar staat die informatie ook alweer?”
Dan komen de gesprekken over software. CRM systemen. ERP pakketten. Business intelligence tools.
En dan komen de prijzen.
Waarom geen Salesforce of Exact?
De standaard oplossingen die iedereen kent, kosten geld. Veel geld.
Salesforce: €25-150 per gebruiker per maand. Voor een team van tien mensen betaal je al snel €3.000-18.000 per jaar. En dan heb je alleen CRM module, geen module voor facturatie of voorraad.
Exact Online: €40-100 per gebruiker per maand. Voor tien gebruikers betekent dat €4.800-12.000 per jaar. Inclusief facturen en boekhouding, maar wel een stuk moeilijker om te leren hoe alles werkt.
Odoo: €24 per gebruiker per maand. Lijkt betaalbaar, maar voor tien mensen ben je alsnog €2.880 per jaar kwijt. En elke extra module kost extra.
Kosten zijn één ding. Maar dan is er nog de kwestie van data en privacy.
Salesforce is een Amerikaans bedrijf en draait op Amerikaanse servers. Je klantdata valt automatisch onder de CLOUD Act – de Amerikaanse overheid kan toegang eisen, zelfs zonder dat jij het weet.
Exact Online is weliswaar een Nederlands bedrijf, maar werd in 2015 overgenomen door een Amerikaans private-equityfonds. Hun data infrastructuur valt daardoor ook onder Amerikaanse wetgeving. Voor Nederlandse ondernemers die AVG-compliance serieus nemen, is dat een risico.
Odoo is Europees (België) en biedt Europese hosting aan. Qua privacy een betere keuze dan de Amerikaanse alternatieven. Maar de kosten lopen snel op zodra je meer modules nodig hebt.
Voor veel Nederlandse MKB’ers komt het neer op deze afweging:
- Betaal je voor dure Amerikaanse software met privacy risico’s?
- Of kies je voor Europese alternatieven die alsnog kostbaar zijn?
Er is een vierde optie.
Dolibarr als middenweg
Dolibarr is anders.
Het is open source ERP software uit Frankrijk. Volledig Europees. Nederlandse versie is beschikbaar. En je kunt het hosten waar je wilt – bijvoorbeeld op Nederlandse servers.
De software zelf kost niets. Het is gratis te downloaden en te gebruiken. Wat je wél betaalt, is hosting en ondersteuning. Maar daar kom ik zo op terug.
Wat Dolibarr biedt:
- CRM – Klantbeheer met contacthistorie
- Offertes & Facturatie – Van offerte tot betaling
- Projecten – Timesheets en projectadministratie
- Voorraad – Als je fysieke producten verkoopt
- HR – Verlofregistratie en medewerker data
- Boekhouding – Koppeling met je accountant
En het mooie: je activeert alleen de modules die je nodig hebt. Begin je met alleen CRM en facturatie? Prima. Wil je later voorraad toevoegen? Dat kan.
Geen per-gebruiker pricing. Geen vendor lock-in. Gewoon software die werkt.
Is Dolibarr iets voor jou?
Dolibarr is niet voor iedereen geschikt. Het is ook geen magische oplossing voor alle bedrijfsproblemen.
Dolibarr past bij jouw bedrijf als:
- Je meer dan vijf medewerkers hebt
- Excel te beperkt wordt voor je groei
- Je klantdata en facturatie wilt centraliseren
- Je waarde voor je geld wilt (geen €10.000+ per jaar aan software)
- Je waarde hecht aan Europese hosting en AVG compliance
Dolibarr past niet als:
- Je minder dan drie medewerkers hebt (Excel volstaat vaak nog)
- Je zeer gespecialiseerde branche-software nodig hebt (denk aan ziekenhuissystemen of luchtvaartadministratie)
- Je verwacht dat software geen enkele inspanning vraagt
- Je alleen een CRM nodig hebt zonder facturatie (andere tools zijn dan simpeler)
Implementatie: de realiteit
Laat ik eerlijk zijn over wat een Dolibarr implementatie betekent.
Het is niet plug-and-play. Je moet:
- Modules configureren voor jouw bedrijf
- Data migreren vanuit je huidige systeem
- Medewerkers trainen in het nieuwe systeem
- Processen aanpassen aan de software (of andersom)
Voor een standaard setup (CRM + facturatie + projecten) kun je rekenen op:
- 2-4 weken implementatie tijd
- 2-3 dagen training voor je team
- 1-2 maanden gewenning voordat iedereen het vloeiend gebruikt
Dat kost tijd. Maar het alternatief – blijven modderen met Excel – kost op termijn veel meer tijd.
Waarom je dit niet zelf moet doen
Technisch gezien kun je Dolibarr zelf installeren. De software is gratis, er zijn tutorials, en er is een community die helpt.
Maar de vraag is: wil je dat?
Dolibarr hosten betekent:
- Een server opzetten en beveiligen
- Database management (MariaDB of PostgreSQL)
- Regelmatige updates uitvoeren (en testen!)
- Backups maken en controleren
- SSL certificaten beheren
- Email configuratie voor facturatie
- Troubleshooting als het fout gaat
En dat is alleen de technische kant. Dan heb je nog:
- Modules configureren voor jouw processen
- Data migratie plannen en uitvoeren
- Gebruikersrechten instellen
- Templates aanpassen (facturen, offertes)
- Koppelingen maken met andere systemen
De meeste ondernemers hebben betere dingen te doen.
Dolibarr hosting: waarom duurder dan WordPress?
Een vraag die ik vaak krijg: waarom kost Dolibarr hosting meer dan WordPress of PrestaShop hosting?
Het antwoord ligt in de consequenties van fouten.
Met een WordPress site kun je zeggen: “We doen vannacht een update, de site is even offline.” Voor een webshop is dat vervelend, maar niet rampzalig.
Met Dolibarr zijn de risico’s fundamenteel anders:
Fiscale consequenties:
- Corrupte factuurdata betekent fouten in je BTW aangifte
- Ontbrekende of dubbele factuurnummers leiden tot vragen van de Belastingdienst
- Database problemen kunnen betekenen dat je administratie niet meer klopt
- Achteraf herstel is vaak onmogelijk zonder forensisch databasewerk
Accountancy kosten:
- Een accountant werkt veel goedkoper als je data gestructureerd aanbiedt
- Chaos in je ERP betekent dubbele arbeid (en dubbele kosten) bij de accountant
- Een nette Dolibarr export scheelt €500-2000 per jaar aan accountancy uren
- Database herstel achteraf kost vaak meer dan preventief goed beheer
Bedrijfsvoering:
- Als je ERP offline is, kun je geen offertes of facturen versturen
- Geen facturen betekent stilliggende cashflow
- Geen toegang tot klantdata betekent geen business
Dolibarr is niet zomaar software. Het is het zenuwstelsel van je business. Een fout hierin kan je veel meer kosten dan een jaar hosting.
Daarom vereist het:
- Proactieve monitoring – problemen opsporen voordat ze impact hebben
- Zorgvuldige updates – testen op een kopie voordat we live gaan
- Database expertise – Dolibarr groeit snel, optimalisatie is cruciaal
- Snellere support – als je ERP down is, kun je niet wachten tot morgen
- Weekend availability – bedrijven draaien niet alleen van 9 tot 5
- Strategisch partnerschap – bij Enterprise: maandelijks overleg over je systeem
- Security monitoring – dedicated threat detection voor je financiële data
Het is niet “duurder” – het is anders. Het is mission-critical hosting in plaats van website hosting.
Wat kost het bij DSCloud9?
Bij DSCloud9 hosten we Dolibarr binnen onze pakketstructuur, maar met Dolibarr-specifieke toevoegingen die passen bij de kritieke aard van ERP systemen.
Voor WordPress of PrestaShop kan hosting met basis support prima werken. Maar voor Dolibarr hebben problemen een andere impact – database corruptie betekent fiscale problemen, downtime betekent geen cashflow, en updates vereisen meer zorgvuldigheid.
Daarom bieden we drie Dolibarr pakketten:
Dolibarr Start – €1.695 per jaar
Voor kleine teams (5-12 medewerkers) die net van Excel komen.
Wat je krijgt:
- Alles uit ons Premium hosting pakket
- 24-uurs response tijd (werkdagen)
- Proactieve monitoring
- 30 minuten gratis support per maand
- Basis DNS redundantie (2 providers)
- Dolibarr specifiek:
- Module compatibiliteit check bij updates
- Data integriteit monitoring
- Backup met ERP-focus (database prioriteit)
Dolibarr Professional – €2.395 per jaar ⭐
Voor groeiende bedrijven (12-25 medewerkers) waar Dolibarr centraal staat.
Wat je krijgt:
- Alles uit Dolibarr Start
- 18-uurs response tijd (ook weekenden)
- Enhanced DNS redundantie (3 VPS locaties)
- Dedicated server resources mogelijk
- Support tarief €90/uur (10% korting)
- Dolibarr specifiek:
- Database optimalisatie (Dolibarr groeit snel)
- Testing omgeving voor updates
- Quarterly health checks
Dolibarr Enterprise – €3.749 per jaar
Voor gevestigde bedrijven (25+ medewerkers) waar ERP-downtime direct omzetverlies betekent.
Wat je krijgt:
- Alles uit Dolibarr Professional
- Maandelijks strategisch overleg (30 minuten)
- Performance review & trends
- Security status & threat rapport
- Lopende zaken & planning
- Workflow optimalisaties
- Nieuwe modules & integraties bespreken
- Dedicated security monitoring
- Real-time threat detection voor je ERP
- Proactieve aanval preventie
- Compliance logging (AVG, bewaarplicht)
- Quarterly security audits
- Priority support
- 12-uurs response (ook weekenden)
- Direct contact (geen ticket systeem)
- Dedicated engineer die je systeem kent
Dit pakket positioneert ons als je strategische IT partner, niet alleen je hosting provider.
Hoe verhoudt zich dat tot alternatieven?
Exact Online (10 gebruikers): €4.800-12.000 per jaar
Salesforce (10 gebruikers): €3.000-18.000 per jaar
Odoo (10 gebruikers): €2.880 per jaar (modules kosten extra)
Dolibarr bij DSCloud9:
- Start: €1.695 per jaar
- Professional: €2.395 per jaar ⭐
- Enterprise: €3.749 per jaar
Besparing: €1.131-14.251 per jaar ten opzichte van alternatieven.
En dan heb je bij Dolibarr:
- Onbeperkt gebruikers (geen per-seat pricing)
- Nederlandse servers (volledige AVG compliance)
- Geen vendor lock-in (open source)
- Volledige controle over je data
- Geen Amerikaanse CLOUD Act risico’s
- Maandelijks strategisch overleg (Enterprise pakket)
- Dedicated security monitoring optioneel
De verborgen kosten van niks doen
Het is verleidelijk om te blijven modderen met Excel. Je kent het, “het werkt toch”, en je betaalt al voor je Microsoft 365 abonnement.
Maar wat zijn de echte kosten van niet investeren in een goed systeem?
Je betaalt al voor Excel:
- Microsoft 365 Business: €10,50-22 per gebruiker per maand
- Voor 5 gebruikers = €630-1320 per jaar
- Je data staat op Amerikaanse servers (CLOUD Act van toepassing)
- En je hebt nog steeds geen gestructureerd systeem
Gemiste omzet:
- Offertes die te laat verstuurd worden omdat je zoekt naar data
- Facturen die vergeten worden (klanten betalen niet als je niet factureert)
- Follow-ups die niet gebeuren omdat je het overzicht kwijt bent
Tijd verlies:
- 30 minuten per dag zoeken naar informatie = 10 uur per maand
- Bij €75 per uur kost dat €750 per maand = €9.000 per jaar
Fouten:
- Dubbele facturen (klanten boos)
- Gemiste betalingen (cashflow problemen)
- Verkeerde prijzen (marge verlies)
- Foutieve BTW aangifte (Belastingdienst boetes)
Groei remmen:
- Nieuwe medewerkers trainen = chaos
- Nieuwe processen invoeren = onmogelijk in Excel
- Schalen = niet te doen zonder systeem
Excel kost misschien geen extra geld bovenop je Microsoft abonnement. Maar het kost wel je tijd, je omzet, je groei én je privacy.
Hoe wij het regelen
Als je kiest voor Dolibarr hosting bij DSCloud9, dit is wat we doen:
Voorbereidingsfase:
- Intake gesprek over je processen en wensen
- Inventarisatie van huidige data (Excel, andere software)
- Plan maken voor migratie en configuratie
Implementatiefase:
- Schone Dolibarr installatie op Nederlandse server
- Module configuratie voor jouw bedrijf
- Data migratie met integriteitscheck
- Testing op kopie voordat we live gaan
Go-live fase:
- Training voor je team (remote of op locatie)
- Begeleiding eerste week (we zijn er als je vragen hebt)
- Documentatie van je setup
Doorlopend:
- Automatische backups (dagelijks, wekelijks, maandelijks)
- Updates testen en uitvoeren
- Monitoring van performance en beveiliging
- Support als je het nodig hebt
Je hoeft er niet over na te denken. Wij regelen het, jij focust op je bedrijf.
De bottom line
Van Excel naar een ERP systeem is een stap. Het kost tijd om te implementeren. Het kost geld om te hosten. Het kost moeite om je team te laten wennen.
Maar de alternatieve – blijven improviseren met spreadsheets – kost op termijn veel meer.
Dolibarr biedt een middenweg tussen “gratis maar chaotisch” (Excel) en “professioneel maar onbetaalbaar” (Salesforce/Exact). Open source software, Europese hosting, betaalbare prijzen.
Voor Nederlandse MKB bedrijven die serieus willen groeien zonder hun budget op te blazen aan Amerikaanse software abonnementen, is het een logische keuze.
Overweeg je Dolibarr?
Elke situatie is anders. Misschien is Excel nog voldoende voor jouw schaal. Misschien heb je specifieke eisen waar Dolibarr niet goed bij past.
Benieuwd of Dolibarr bij jouw bedrijf past? Stuur me een email naar info@dscloud9.nl en ik denk met je mee. We kunnen je huidige situatie doorlopen en kijken of een ERP systeem zinvol is.
Geen verplichtingen. Gewoon een eerlijk gesprek over wat beter kan.
DSCloud9 biedt zorgeloze hosting voor WordPress, PrestaShop en Dolibarr met focus op Europese privacy, AVG-compliance en persoonlijke support. Jouw platform in goede handen.
